O cotidiano de uma empresa pode ser caótico, mesmo naquelas organizações em que cada tarefa é gerida com cuidado e atenção. A verdade é que imprevistos ocorrem o tempo todo, atropelando o que foi planejado e pedindo que novas (e criativas) soluções sejam pensadas proativamente, na hora.

Isso, porém, não significa que não há valor na gestão adequada, em especial quando o assunto é a segurança. O sistema pode cair por problemas técnicos, por exemplo; mas se os arquivos essenciais às tarefas tiverem passado por um backup prévio, é possível continuar os trabalhos sem interrupção.

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Os documentos estão entre os elementos que mais merecem atenção nesse sentido, levando em conta sua versatilidade. Esses arquivos de texto (ou multimídia) digitais contêm desde planejamentos para trabalhos futuros até contratos com fornecedores e clientes. Todo o cuidado com eles é pouco!

Além de uma atitude responsável e precavida, gestores fazem bem em contar com o auxílio de ferramentas digitais que facilitem o cotidiano sem que se perca a segurança. É exatamente sobre essas soluções que vamos falar, explorando um pouco as razões pelas quais vale a pena cuidar dos “docs”.

5 razões pelas quais é importante se preocupar com a organização e a gestão de documentos em uma empresa

Existem múltiplos motivos pelos quais gestores devem se preocupar com a organização e a gestão de documentos, especialmente aqueles de cunho digital. Nessa lista vamos explorar tanto essas razões quanto as ferramentas que podem ser utilizadas para garantir que os trabalhos corram sem problemas.

1 – Criptografia: uso de plataformas confiáveis

Assim como as pessoas físicas precisam se preocupar com seus dados na internet, o mesmo vale para as pessoas jurídicas representadas pelas empresas. Algumas soluções tecnológicas podem parecer mais atrativas em um momento ou outro, mas é indispensável considerar a segurança com os dados.

Isso vale especialmente na criação de sites e intranet para comunicação interna. Plataformas como o WhatsApp Business, o Google Drive e outras são conhecidas e garantem a segurança dos dados, mas isso não pode ser dito de todas as opções do mercado. Estar bem informado sobre o assunto é vital.

2 – Editores de PDF: conversão e proteção com senha

Documentos no formato PDF estão entre os mais utilizados no cotidiano de uma empresa, e por bons motivos: trata-se de um formato flexível e altamente compatível. Apesar disso, há situações em que se faz necessário converter PDF em Word, em especial quando precisamos editar conteúdos no texto.

Nesse mesmo tópico, vale mencionar que é possível proteger documentos de PDF com senha, o que aumenta o nível de segurança no caso de informações sensíveis. Essas e outras razões explicam porque vale a pena utilizar os editores de PDF quando o assunto é a segurança na gestão corporativa.

3 – Serviços de armazenamento em nuvem: acesso online aos documentos

Em momentos anteriores do texto nós mencionamos o backup de dados, e os serviços que armazenam arquivos em nuvem se encaixam aqui. Dados enviados a servidores dessa natureza podem ser acessados por qualquer profissional, desde que ele tenha permissão pelo administrador de uma conta.

Ou seja, os benefícios são duplos: ao mesmo tempo em que se melhora a organização (a partir da ideia de que profissionais de setores distintos têm acesso a um mesmo arquivo com conveniência), também se mantém a proteção dos dados, já que apenas pessoas autorizadas podem ver um arquivo na nuvem.

4 – Assinatura digital: equiparação de documentos físicos e eletrônicos

“Assinatura digital” é o nome dado à função de autenticar documentos e mensagens na internet. Ela serve ao propósito de equiparar o que já existe em papel com o que temos nos meios eletrônicos. Os documentos criados no formato PDF, por exemplo, podem ser embutidos com uma assinatura digital.

A ideia aqui é fazer uso das tecnologias para facilitar as tarefas que antes só podiam ser executadas presencialmente, sem que a segurança seja deixada de lado por conta disso. Em um mundo cada vez mais remoto, assinaturas digitais são o futuro para o envio e recebimento de documentos na internet.

5 – Escaneamento: a digitalização do que é físico

Embora cada vez mais raro, ainda existem empresas que mantêm um acervo físico de documentos, o que não é o ideal. Não há o que impeça a organização de manter esses papéis, caso assim prefira, mas isso deve vir aliado de um acervo digital. Tudo o que se tem em pastas também deve estar na nuvem.

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E os motivos vão muito além! O mais importante é que os gestores estejam sempre preocupados em unir a conveniência da comunicação entre as equipes no dia a dia com a proteção de dados sensíveis. Quando existe esse cuidado, quaisquer problemas técnicos e erros humanos são facilmente corrigidos.